În a doua parte a lunii ianuarie, Primăria Municipiului București a anunțat printr-un comunicat de presă că extinde procesul de digitalizare în instituție prin folosirea Sistemului de Management al Documentelor și Fluxurilor de Lucru, pentru a înlocui formatul pe hârtie al lucrărilor cu formatul electronic.
”Important pentru bucureștenii care vor adresa solicitări sau petiții, primăria nu va mai fi o cutie neagră. Cei care depun cereri vor putea urmări traseul solicitării lor, la fel cum urmăresc online traseul unei comenzi comerciale (și știu exact că produsele comandate se află în depozit sau la curier sau pe traseul către ei)”, a dat asigurări primarul general al Capitalei, Nicușor Dan.
„Acest proces de digitalizare se va petrece treptat, cu o fază de rodaj pentru următoarele 4-5 săptămâni, urmată de cel mult două luni pentru mutarea în online a documentelor și proceselor birocratice care acum sunt pe hârtie. Vor fi câteva excepții care decurg din cadrul legal, cum ar fi de pildă în interacțiunea cu sistemul de justiție, care cere în diverse împrejurări acte originale, pe suport de hârtie”, a explicat edilul-șef al Bucureștiului.
Concret, potrivit sursei citate, utilizarea Sistemului de Management al Documentelor și Fluxurilor de Lucru presupune, în primul rând, înlocuirea treptată a formatului de hârtie cu formatul electronic, inclusiv documentele primite fizic urmând a fi scanate, iar traseul și rezolvarea lor vor fi electronice. De asemenea, dispar adresele de înaintare către direcții (deci și adresele de răspuns). Practic, utilizarea platformei informatice și primirea / trimiterea de sarcini prin intermediul platformei echivalează cu luarea la cunoștință și fac inutile adresele de înaintare și de răspuns. Astfel, dispare și etapa de tipărire a emailurilor și trimiterea lor spre rezolvare pe suport de hârtie. În plus, funcționarii primăriei vor avea semnătură electronică, ceea ce va grăbi obținerea diverselor acte și aprobări necesare contribuabililor. Totodată, fluxurile de lucru în interiorul PMB vor putea fi urmărite online, monitorizate mult mai ușor și apoi optimizate. Se va putea vedea exact în ce zone / direcții se acumulează întârzieri, cine este responsabil și, dacă este necesar, vor fi luate decizii de redistribuire a personalul.
Cristina ȘERBĂNESCU
cristina.serbanescu@ccib.ro
